FUNGSI DAN PENGERTIAN JENIS-JENIS MESIN KANTOR

JENIS-JENIS MESIN KANTOR

1)      Mesin Fotocopy

Pengertian :

Mesin foto copy adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis. Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika Serikat bernama Chester F. Carison, menemukan proses duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik statis ini diberi nama xerography yang berarti tulisan kering, dari bahasa Yunani, lalu mesin ini diberi nama xerox.

Kegunaan :

Memiliki fungsi dasar yaitu untuk duplikasi dokumen, memperbesar atau memperkecil hasil fotocopy..

Cara menggunakan :

1) Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON
2) Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah
3) Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.
4) Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki
5) Tekan tombol cetak (start)
6) Jika sudah selesai tekan tombol OFF

2. Mesin Risograph

Risograph adalah sistem cetak digital dengan kecepatan tinggi yang diproduksi oleh Kagaku Riso Corporation dan dirancang terutama untuk pencetakan volume tinggi dan fotokopi . Mesin Risograph sering disebut dengan RISO Printer-Peniru, karena penggunaan umum mereka sebagai jaringan printer serta berdiri sendiri duplikator. Ketika mencetak atau menyalin beberapa naskah dengan jumlah biasanya lebih dari 20, maka biasanya jauh lebih murah per halaman daripada konvensional mesin fotokopi, laser printer, atau printer inkjet.

Kegunaan  :

Mesin risograph berfungsi untuk membuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.

Perangkat untuk mencetak dan menyalin dokumen dengan kecepatan yang sangat tinggi hingga 120 halaman permenit.

Cara menggunakan :

·    Buat master cetakan dengan cara meletakkan dokumen asli kearea scanner pada mesin risograph.

·     Seteah master dibuat pastikan sample cetakan sudah sesuai dengan settingan yang diinginkan.

·     Masukkan kertas pada baki.

·     Mulailah proses cetakan dan jangan lupa atur kecepatan cetaknya.

3. Mesin ketik

Pengertian :

Mesin ketik atau Mesin tik adalah mesin, atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya kertas.

Kegunaan :

Untuk membantu meringankan pekerjaan di instansi, mesin tik juga bisa Anda gunakan untuk membuat sebuah surat izin atau pernyataan suatu hal.

Sehingga baik untuk instansi maupun perseorangan pasti membutuhkan sebuah mesin tik karena kegunaan dari mesin tik sangat penting sekali. Namun seiring dengan berkembangnya jaman membuat mesin tik semakin sedikit sekali peminatnya. Bahkan untuk beberapa kantor serta perusahaan sudah tidak membutuhkan mesin tersebut karena tergantingan dengan komputer yang semakin canggih saja. Meskipun demikian masih ada beberapa kantor atau instansi yang menggunakan mesin tik untuk membantu meringankan pekerjaan mereka.

Cara menggunakan :

1. Duduklah dengan posisi punggung tegak, tetapi sebaiknya membungkuk sedikit, punggung menyandar pada sandaran kursi.
2. Duduk tepat di depan mesin tik, jangan miring ke kiri atau ke kanan.
3. Jari-jari tangan dibengkokan, diletakan di atas barisan huruf yang ke dua (barisan A-S-D-F dst)
4. Telapak tangan jangan ditempelkan pada mesin tik
5. Ibu jari diletakan tepat di atas papan spasi berdampingan
6.  Kaki diletakan di atas lantai berdampingan, paha jangan dirapatkan, luruskan kaki ke bawah, dengan sikap yang sama dan sebaiknya agak menjorok ke muka.
7. Tangan jangan aterlalu merapat ake badan.

4. Faksimile

Pengertian :

Mesin faks adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu beroperasi melalui jaringan telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya.

Kegunaan :

Membuat salinan yang sama dengan aslinya.

Cara menggunakan :

Proses kerja mesin faks diawali dengan keharusan bahwa penerima dan pengirim harus memiliki mesin faks. Pengirim akan memasukkan dokumen yang hendak dikirim ke bagian feeder mesin faks dan selanjutnya menekan nomor telepon mesin faks yang dituju. Ketika koneksi telah terjadi dengan mesin faks tujuan, maka mesin faks akan melakukan scanning dengan membaca area yang sangat kecil pada dokumen tersebut. Mesin faks tersebut akan mengubahnya menjadi suatu sinyal listrik untuk kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca sebagai daerah gelap atau terang dengan menandainya “0” untuk gelap dan “1” untuk terang. Sinyal listrik tersebut lalu ditransmisikan melewati saluran telepon dan menuju mesin penerima faks. Mesin penerima tersebut kemudian menangkap dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat suatu dokumen yang persis sama dengan aslinya dan kemudian mencetaknya.

5. Mesin Penghancur Kertas

Pengertian :

Mesin penghancur kertas merupakan sebuah mesin yang memang wajib ada dalam sebuah kantor pada umumnya. Karena dengan adanya mesin tersebut kita bisa mengurangi tumpukan berkas yang sudah tidak terpakai lagi pada lemari penyimpanan kantor. Selain itu kita bisa mengurangi resiko penggunaan berkas penting untuk hal jahat.

Kegunaan :

Mesin jenis ini memiliki fungsi untuk menjadi saran utama pemusnah dokumen penting yang tercetak di atas kertas terutama jika dokumen tersebut merupakan dokumen rahasia. Dengan menggunakan mesin ini, tidak perlu lagi memusnahkan dokumen rahasia yang penting dengan membakarnya. Cukup dengan mempersiapkan mesin ini dan segala kerahasiaan di dalam satu dokumen terhapuskan bersamaan dengan serpihan kertas dari dokumen yang dihancurkan. Penggunaan yang praktis dan mudah serta fungsinya yang dinilai sangat penting membuat mesin penghancur kertas ini sangat dibutuhkan di kantor.

Cara Menggunakan :

1. Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan staples yang ada pada kertas.
2. Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong
3. Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang.

6. Mesin Scanner

Pengertian :

Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung kamu lihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat dirubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.

Kegunaan :

hampir menyamai mesin fotokopi. Mesin fotokopi hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat dirubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.

Cara menggunakan :

Sebelum menjalankan mesin scanner, pastikan dahulu kabel scanner yang sudah disediakan, terhubung antara mesin scanner dengan komputer melalui port USB, mempelajari user manual scanner, menghidupkan komputer. Selain itu pastikan software driver untuk scanner sudah terinstal. Penggunaan scanner pada dasarnya hampir sama dengan penggunaan mesin photocopy. Namun hasilnya tidak langsung berupa hard copy melainkan view di layar monitor. Cara penggunaan scanner lebih kepada cara menindai menggunakan scaner. Berikut saya sampaikan cara menscan object.

• Menscan dokumen

1. Nyalakan scanner kemudian letakkan dokumen yang dipindai pada lensa Setelah software scanner (program OCR Omni Page Pro).
2. Jalankan Scansoft Omnipage Pro kemudian lakukanlah setting : proses, bahasa, sumber, deskripsi, metode export.
3. Klik Start & proses pemindaian berlangsung.
4. Bacalah proof dokumen yang sudah dipindai.
5. Simpanlah file sesuai dengan format dokumen yang diinginkan.

• Menscan Image

1. Nyalakan scanner & letakkan gambar di atas lensa.
2. Jalankan program Arcsoft Photostudio 2000 (atau program pengolah gambar lainnya).
3. Importlah gambar dengan mengklik icon scanner kemudian tekan tombol scan & proses pemindaian berlangsung.
4. Editlah hasil pemindaian bila perlu, kemudian tekan tombol clear agar bisa menyimpan.
5. Dari menu file pilih save as dan pilihlah tipe format gambar hasil pemindaian

7. Printer

Pengertian :

Printer adalah perangkat keras (hardware) dimana perangkat itu akan bekerja apabila pengguna menghubungkannya dengan perangkat komputer, yang bisa digunakan untuk keperluan mencetak tulisan, gambar, dan grafik ke dalam bentuk kertas atau sejenisnya.

Kegunaan :

Fungsi printer adalah untuk mencetak tulisan, gambar, grafik, dan data lainnya dari komputer ke media kertas atau sejenisnya. Adapun istilah resolusi pada printer itu sendiri, yaitu dpi atau singkatan dari dot per inch. Maksud dari istilah tersebut adalah banyaknya jumlah titik dalam area yang memiliki luas 1 inci. Apabila semakin besar resolusi printer, maka bisa dipastikan hasil cetakan juga akan semakin bagus. Dan sebaliknya, apabila resolusi printer yang diusungnya terbilang kecil, maka hasil cetakan pun juga tidak terlalu bagus.

Cara menggunakan :

1. driver printer Anda lalu install dikomputer Anda.
2. Hubungkan Printer Anda dengan menggunakan kabel USB ke komputer/laptop Anda kemudian Nyalakan printer Anda.
3. Masukkan kertas yang cukup diprinter Anda
4. Buka file yang Akan Anda Print.
5. Tekan Ctrl + P untuk membuka perintah Print
6. Pada jendela Print, pastikan name terisi sesuai dengan merk printer anda
7. Pada page range atur halaman yang akan anda cetak.
• Ceklist All jika ngeprint semua halaman.
• Ceklist Current page untuk print halaman yang sedang terlihat (tempat kursor berada)
• Ceklist Pages, untuk memilih halaman tertentu untuk dicetak. Masukkan nomor halaman yang diinginkan. Jika hendak ngeprint dari belakan silahkan masukkan nomor akhir dulu baru satu misal Anda ingin ngeprint 1-10 maka ketikkan 10-1.
8. Pada copies, untuk mengatur berapa jumlah masing-masing halaman tersebut print.
9. Untuk mengatur ukuran kertas pada printer, klik properties. Pada windows Tab Page Setup Anda dapat mengubah ukuran kertas dengan memilih pada bagian Page Size, juga Anda Anda bisa membuat halaman bolak balik dengan mengklik Duplex printing.
10. Apabila Anda sudah selesai mensetting semua silahkan klik OK dan OK lagi untuk memulai ngeprint.

8. OHP

Pengertian :

OHP merupakan salah satu media instruksional yang cukup efektif dalam menjelaskan konsep-konsep penting yang sulit di diskusikan atau di ajarkan apabila hanya dengan menggunakan papan tulis. Daya tarik luar biasa telah di tampilkan OHP karena kemampuan media tersebut dalam memanipulasi benda yang diletakkan di atasnya. Kemampuan inilah yang sebetulnya tidak dimiliki oleh peralatan proyeksi lainnya.

Kegunaan :

Kegunaan alat ini untuk mempermudah penyampaian materi dalam sebuah presentasi. Mempermudah dalam penyampaian sebuah materi di depan khalayak.

OHP  secara umum digunakan untuk pengganti papan tulis dengan menggunakan pen khusus yang ditulis pada lembaran transparan.

Cara menggunakan :

a. Susunlah semua transparan yang akan disajikan dengan rapi. Untuk memudahkan urutan sajian, sebaiknya setiap lembar transparan diberi nomor urut, mulai transparan pertama sampai terakhir berdasarkan urutan sajian 

b. Letakkan transparan terlebih dahulu di atas OHP dengan baik, kemudian baru nyalakan lampunya       
c. Periksa arah cahaya, apakah posisi tayangan sudah tepat pada layar. Arah tayang yang tidak tepat akan membentuk efek keystone (menyempit pada salah satu sisinya). Jika mungkin, posisi layar bagian atas dibuat agak ke depan 

d. Aturlah letak posisi transparansi dan ketepatan fokusnya sehingga memperoleh hasil visual yang baik  

e. Penerangan dalam ruangan tetap seperti biasa (kecuali jika ada cahaya kuat yang masuk ke ruang, maka lampu di dekat layar bisa dimatikan)    

f. Gambar/tulisan yang tertayang pada layar harus dapat terlihat dengan mudah oleh seluruh siswa. Siswa harus dapat melihat dengan bebas tanpa terhalang oleh guru atau siswa lain         

g. Selama penyajian, tetaplah menghadap ke arah siswa. Hindari membaca tulisan pada layar (kecuali ketika mengontrol ketepatan fokus dan posisi tayangan)

h. Jangan menunjuk nunjuk tulisan/gambar yang ada di layar, tetapi tunjuklah tulisan/gambar pada transparan di OHP   

i. Tunjukkan bagian materi yang sedang Anda bicarakan. Sebaiknya tidak menunjuk tulisan dengan menggunakan jari tetapi gunakan alat tunjuk, misalnya pensil yang runcing

j. Jika dianggap perlu, tutuplah sebagian permukaan transparan menggunakan kertas, kemudian dibuka berangsur angsur sesuai materi yang dijelaskan. Hal ini dimaksudkan untuk membantu mengarahkan perhatian siswa pada pokok pembicaraan atau untuk memancing rasa keingintahuan (penasaran) siswa terhadap bagian tulisan yang masih tertutup. Sebagai variasi, Anda juga bisa menggunakan trasparansi bentuk overlay, masking atau billboarding     

k. Bila diperlukan, Anda bisa menulis pada transparans untuk memperjelas sajian, atau menambahkan penjelasan yang baru saja Anda ingat. Sebaiknya tambahan penjelasan tersebut ditulis pada lembar plastik kosong yang ditumpangkan di atas tranparans yang sedang disajikan. Dengan demikian transparan aslinya tidak tercoret coret sehingga masih dapat digunakan lagi pada kesempatan lain 

l. Segera matikan OHP jika tayangan tidak diperlukan lagi. Hal ini untuk menghindari OHP yang terIalu panas yang dapat merusak lampu. Harap diperhatikan bahwa kerusakan OHP yang paling sering terjadi adalah putus lampunya. Lebih lebih untuk tipe OHP yang tidak menggunakan kipas pendingin.      

m. Simpanlah lembar lembar transparans ke dalam map. Setiap lembar sebaiknya dilapisi selembar kertas untuk memisahkan dengan lembar lainnya agar tulisan tidak cepat rusak dan tidak lengket ketika diambil. Pemberian kertas pemisah, juga dimaksudkan agar transparan mudah terbaca pada saat dipilih pilih sebelum penayangan.